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关于印发《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的关照
关于印发《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的关照


各地级以上市财政局,省直有关单元:
    为增强广东省政府采购项目档案的管理,包管当局采购项目档案的完好和范例,凭据《中华人民共和国当局采购法》和《中华人民共和国档案法》,我厅制订了《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》。现印发给你们,请卖力遵循实行。实行中遇有题目,请实时函告广东省财政厅。



               二〇〇四年玄月二十一日



广东省政府采购项目档案管理暂行办法


第一条 为增强当局采购项目档案的管理,有用珍爱和应用当局采购项目档案资本,凭据《中华人民共和国当局采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定,制订本设施。
第二条 本设施实用广东省政府采购项目档案管理。
第三条 当局采购监视管理部门卖力当局采购项目档案事情的监视和搜检。
第四条 当局采购项目档案是反应当局采购运动的主要纪录。采购人和采购署理机构正在构造实行当局采购项目运动中构成的文件质料,皆应归入当局采购项目档案管理,包管档案资料的真实性、完整性。
第五条 当局采购项目档案是指采购人和采购署理机构正在当局采购运动中构成的笔墨、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等差别媒质载体的纪录。
当局采购项目档案包孕:采购运动纪录、采购预算、采购文件、投标、报价文件、评审尺度、评审讲演、定标、成交文件、合同文本、验收证实、质疑回复、赞扬处置惩罚决意及其他有关文件、材料。
采购运动纪录最少应包孕以下内容:
(一)采购项目种别、称号;
(二)采购项目预算、资金组成和条约价钱;
(三)采购体式格局,接纳公开招标之外的采购体式格局的,该当载明缘由;
(四)约请和肯定供应商的前提及设施;
(五)评审尺度及肯定中标、成交供应商的根据;
(六)兴标的缘由。
第六条 采购人和采购署理机构要依法做好当局采购项目档案管理工作,增强项目档案的坐卷、归档、保管和烧毁的管理,确保当局采购项目档案寄存有序、查阅轻易,谨防毁损、散失。
第七条 采购人和采购署理机构应凭据详细采购体式格局,参照《当局采购档案目次》(附后),竖立当局采购项目档案。当局采购项目档案文件、材料应接纳尺度A4纸纪录和打印。工程项目的设想图纸可根据具体情况肯定。
第八条 采购人和采购署理机构正在当局采购项目条约签署、托付验收完成后,按划定卖力收集、整顿、坐卷、装订、体例目次。当局采购项目档案的管理应指定专人卖力,当局采购项目档案不得借出。确需查阅或复制当局采购项目档案,须经本单位负责人核准,并解决登记手续。查阅大概复制当局采购项目档案资料职员,严禁正在档案资料上涂画、拆封和抽换。采购人和采购署理机构应设立档案室,建立健全当局采购项目档案查阅、复制的注销轨制。
第九条 采购人或采购署理机构应按有关规定制订本部门的档案坐卷设施。
第十条 当局采购项目档案的生存限期为从采购完毕之日起最少生存十五年。
第十一条 保管期满的当局采购项目档案,可按档案管理的有关规定烧毁。
第十二条 当局采购项目档案管理人员调换,该当体例档案移交清册,列明该当移交的档案称号、卷号、册数、起止年度、应保管限期、已保管限期等。交代两边根据档案移交清册所列内容停止交代,并由交代两边的单位负责人卖力监交。交代终了后,交代两边包办人和监交人该当正在档案移交清册上署名或盖印。
第十三条 采购人和采购署理机构应主动合营当局采购监视管理部门对其当局采购档案的搜检。
第十四条 本设施由广东省财政厅卖力注释。
第十五条 本设施公布之日起实施。
附件:
当局采购档案目次
(公开招标采购体式格局)

一、采购项目采购运动纪录表
1.1 采购项目采购运动纪录表
二、预备阶段
2.1 肯定采购体式格局文件(或当局采购企图申报表)
2.2 用户需求书
2.3 拜托署理和谈
2.4 招标预报材料
2.5 招标文件论证材料
2.6 招标文件确认函
三、招标阶段
3.1 招标通告(包孕各种媒体登载公开招标通告的材料纪录)
3.2 招标文件出售材料
(包孕投标报名、资历预审、 招标文件出售登记表等)
3.3 廓清修正材料(包孕廓清会签到表、廓清修正文件、供应商对廓清修正文件的签收材料等)
四、开标阶段
4.1 收取投标文件登记表
4.2 开标会签到表
4.3 开标纪录表
五、评标阶段
5.1 评标委员会组建材料(包孕采购人委派评委和专家库中抽取的专家确认表)
5.2 评标委员会签到表及有关工作人员签到表
5.3 评标纪律认知材料
5.4 评标讲演及其附件
5.5 评标历程有关的调换文件
六、肯定中标供应商阶段
6.1 采购人对评标效果确实定文件
6.2 中标通知书和中标效果通知书
6.3 质疑、赞扬及处置惩罚文件
七、采购阶段
7.1 采购条约
7.2 采购项目验收证实
7.3 资金领取文件及证实
八、附件
8.1 招标文件(正册装订)
8.2 廓清修正文件
8.3 投标人投标文件副本(正册装订)
8.4 其他有关的重要文件
当局采购档案目次
(约请招标采购体式格局)

材料内容 页数
一、 采购项目采购运动纪录表
1.1 采购项目采购运动纪录表
二、预备阶段
2.1 肯定采购体式格局文件(或当局采购企图申报表)
2.2 用户需求书
2.3 拜托署理和谈
2.4 招标预报材料
2.5 招标文件论证材料
2.6 招标文件确认函
三、招标阶段
3.1 招标通告(包孕各种媒体登载公开招标通告的材料纪录)
3.2挑选肯定被约请到场投标供应商的体式格局及名单
3.3 招标文件出售材料
3.4廓清修正材料(包孕廓清会签到表、廓清修正文件、供应商对廓清修正文件的签收材料等)
四、开标阶段
4.1 收取投标文件登记表
4.2 开标会签到表
4.3 开标纪录表
五、评标阶段
5.1 评标委员会组建材料(包孕采购人委派评委和专家库中抽取的专家确认表)
5.2 评标委员会签到表及有关工作人员签到表
5.3 评标讲演及其附件
5.4 评标纪律认知材料
5.5评标历程有关的调换文件
六、肯定中标人阶段
6.1 采购人对评标效果确实定文件
6.2 中标通知书和中标效果通知书
6.3 质疑、赞扬及处置惩罚文件
七、采购阶段
7.1 采购条约
7.2 采购项目验收证实
7.3 资金领取文件及证实
八、附件
8.1 招标文件(正册装订)
8.2 廓清修正文件
8.3 投标人投标文件副本(正册装订)
8.4 其他有关的重要文件
当局采购档案目次
(询价采购体式格局)

材料内容 页数
一、 采购项目采购运动纪录表
1.1 采购项目采购运动纪录表
二、预备阶段
2.1 肯定采购体式格局文件(或当局采购企图申报表)
2.2 用户需求书
2.3 拜托署理协议书
2.4 采购文件确认函
二、 询价阶段
3.1 挑选肯定被约请到场询价供应商的体式格局及名单
3.2 询价文件
3.3 廓清修正文件
3.4 询价通知书
3.5 询价小组组建材料
3.6 询价小组评审讲演
四、肯定成交供应商阶段
4.1 采购人确认成交供应商的文件
4.2成交通知书和询价效果通知书
4.1 质疑、赞扬及处置惩罚文件
五、采购阶段
5.1 采购条约
5.2 采购项目验收证实
5.3 资金领取文件及证实
六、附件
6.1 询价文件(正册装订)
6.2 廓清修正文件
6.3 被询价供应商报价文件副本(正册装订)
6.4 其他有关重要文件
当局采购档案目次
(竞争性商洽采购体式格局)

材料内容 页数
一、采购项目采购运动纪录表
1.1 采购项目采购运动纪录表
二、预备阶段
2.1 肯定采购体式格局文件(或当局采购企图申报表)
2.2 用户需求书
2.3 拜托署理协议书
2.4 采购文件确认函
三、商洽阶段
3.1 挑选肯定列入商洽供应商的体式格局及名单
3.2 商洽文件
3.3 商洽小组组建材料及商洽签到表
3.4 商洽纪律认知材料
3.5 列入商洽供应商的署名表
3.6 商洽纪录及报价文件
3.7 商洽历程调换文件
3.8 商洽小组评审讲演
四、肯定成交供应商阶段
4.1 成交通知书和谈判效果通知书
4.2 采购人肯定成交供应商的文件
4.3 质疑、赞扬及处置惩罚文件
五、采购阶段
5.1 采购条约
5.2 采购项目验收证实
5.3 资金领取文件及证实
六、附件
6.1 商洽文件(正册装订)
6.2 列入商洽供应商的报价文件副本(正册装订)
6.3 其他有关重要文件
当局采购档案目次
(单一泉源采购体式格局)
材料内容 页数
一、采购项目采购运动纪录表
1.1 采购项目采购运动纪录表
二、预备阶段
2.1 肯定采购体式格局文件(或当局采购企图申报表)
2.2 用户需求书
2.3 拜托署理协议书
2.4 采购文件确认函
三、商洽阶段
3.1 单一泉源采购文件
3.2评审小组组建材料及商洽签到表
3.3供应商的署名表
3.4商洽纪律认知材料
3.5 供应商报价文件
3.6 商洽历程调换文件
3.7评审小组评审讲演
四、肯定成交阶段
4.1 成交通知书
4.2 采购人肯定成交供应商的文件
4.3质疑、赞扬及处置惩罚文件
五、采购阶段
5.1 采购条约
5.2 采购项目验收证实
5.3 资金领取文件及证实
六、附件
6.1 单一来源文件(正册装订)
6.2 报价供应商的报价文件副本(正册装订)
6.3 其他有关重要文件
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